1.1) Müşteri numarası ve şifre talep işlemleri

Elektronik Satış Sitemizden, malzeme isteğinde bulunmak isteyen müşterilerimizin, " E-Ticaret Portalı" -> Müşteri Giriş" kısmından, "Yeni Kayıt" seçeneği tıklanarak "Müşteri Çevrimiçi Kayıt Formu" nu doldurmaları gerekmektedir.

Sitemizdeki Müşteri Çevrimiçi Kayıt Formu doldurulup kaydedildikten sonra müşteri numaranız, kullanıcı adınız ve şifreniz "Müşteri Çevrimiçi Kayıt Formu" nda belirttiğiniz e-posta adresinize gönderilecektir.

-Şifre Değiştirme İşlemleri;

"E-Ticaret Portalı -> Müşteri Giriş" işlemleri yapılarak "Sepetim" -> "Kullanıcı İşlemleri" sayfasından şifre ve e-posta adresleri değiştirilebilir.

1.2) Çevrimiçi Sipariş işlemleri

- Müşteri oturum açma ve sipariş oluşturma;

Kullanıcı adı ve şifre alındıktan sonra "E-Ticaret Portalı" -> Müşteri Giriş" işlemlerinden kullanıcı adınızı ve şifrenizi girerek sipariş işlemlerinize başlayabilirsiniz.

Elektronik Satış bölümünde bulunan ürün kategorilerinden seçtiğiniz ürünlerin adetlerini belirleyerek “Sepete ekle” butonu ile sipariş listesi oluşturabilirsiniz. Oluşturulan sipariş listesini kurum yetkilileri ile değerlendirip daha sonra sipariş vermek üzere kaydedebilirsiniz ve çıktı alabilirsiniz.

-Siparişlerin Onaylanması;

Açılan müşteri oturumunu kapatmadan “Sepetim” sekmesinden, Ofisin banka hesaplarına yapılan ödemeye ilişkin alınan dekont üzerindeki Banka Referans Numarası girilerek 'Sipariş Onayla' butonuna basılır ve sipariş işlemleri tamamlanır.

- Siparişlerin Takibi;

Yapılan sipariş işlemlerinin istenildiği zaman takibi için “E-Ticaret Portalı  -> Müşteri Giriş” işlemleri yapılarak “Sepetim” sayfasından verilen siparişin Ofisin tedarik sürecinde hangi aşamada olduğu ve ilgili personel bilgileri takip edilebilir.

1.3) E-müşteri üyeliği bulunmayanlar;

"E-Ticaret Portalı" -> "Müşteri Giriş" -> "Ürün Arama" -> E-Satış Ürünleri'ne girerek seçtikleri ürünleri resimleri altında yer alan "Geçici Malzeme Listesi Oluşturmak İçin Tıklayınız" seçtikten sonra ürün seçerek sepet oluşturabilir ve toplam hesaplanabilir.

Ofisimizin sözleşmeli personel ihtiyacı, Kamu Görevlerine İlk Defa Atanacaklar İçin Yapılacak Sınavlar Hakkında Genel Yönetmelik esasları doğrultusunda, ÖSYM tarafından yerleştirme yapılmak suretiyle temin edilmektedir.

Ofisimiz Daimi İşçi Kadrolarına “Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Daimi Kadrolarına İlk Defa İşçi Olarak Alınacaklar Hakkında Uygulanacak Sınav Yönetmeliği” gereğince İş Kurumu Kanalı ile eleman temin edilmektedir. Ancak Ofisimize işçi alımı yapılmamaktadır.

Ayrıca, Ofisimize 3413 sayılı Yasa kapsamında istihdam edilecek personel ise, kontenjan dahilinde Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü aracılığı ile temin edilmektedir.

Devlet Malzeme Ofisi’nin, bütün kamu kurum ve kuruluşlarının, kendi faaliyet alanına giren her türlü malzeme ihtiyaçlarını tek elden karşılamak amacıyla kurulduğu göz önünde tutularak;

1) İhtiyaç duyulan malzemenin, öncelikle Ofisin ana stokları arasındaki ürünlerden seçilmesi ve Ofisin ilgili Bölge Müdürlüğünden  talep edilerek satın alınması,

2) Ofisin ana stokları arasında olmayan veya talep tarihi itibariyle mevcudu bulunmayan malzemenin, varsa Ofis’in  satış sitesinde yer verilen, “Açık Satışlara Ait Satınalma Sözleşmesi” kapsamındaki muhtelif firma ürünleri içinden seçilmesi ve ilgili Bölge Müdürlüğümüzden  tedarik edilmesinin  istenmesi,

Bölge Müdürlüklerimizin yetki limitini aşan malzeme talepleri, Genel Müdürlüğümüz yetkili birimlerince yeniden pazarlık konusu yapılacağından, 400.000,00 YTL.’ye kadarki malzeme ihtiyaçları için, başlıbaşına şartname düzenlenerek talepte bulunulması veya bir firma yahut herhangi bir marka belirtilmesi yerine, ihtiyaç duyulan malzemenin  muadili sayılabilecek birden fazla marka ve birden fazla firmaya ait ürünler seçilerek talepte bulunulması, aksi takdirde tek bir firmadan veya tek marka olarak talepte bulunulması halinde söz konusu talep karşılanacak olmakla beraber, tüm sorumluluğun ihtiyaç sahibine ait olacağının ve yapılacak pazarlık sonucunda sağlanacak ilave indirimlerin Ofis’in satış fiyatlarına ve siz müşterilerimize yansıtılacağının bilinmesi (ancak, 400.000,00YTL’yi aşan ve tek firmaya yönelik bulunan talepler karşılanmayacaktır.),

3) Müşterilerimizin talebi üzerine Ofisimizce satın alınması yoluna gidilen firma ürünlerinin, ilgili firmalar tarafından ihtiyaç sahiplerine teslim edilecek olması münasebetiyle, tesellüm işlemlerinde ilgili veya yetkili kimseler tarafından, alım konusu malzemenin aranan özelliklerde olup olmadığı keyfiyetinin titizlikle gözetilmesi ve ona göre hareket edilmesi,

4) Talep konusu malzemenin; Ofis’in esas stokları ile firma ürünleri arasında bulunmaması halinde, Ofis’in faaliyet alanına giren bir malzeme veya ürün olması kaydıyla, Ofis tarafından müteferrik alım  suretiyle karşılanmasının istenmesi,

5) Ofis’in   gerek internet sitesinde gerekse malzeme ve fiyat listesinde yer alan stok malzemenin marka ve model gibi tanıtıcı özellikleri, zaman içinde gerçekleştirilen alımlara göre farklılık gösterdiğinden, malzeme taleplerinde bu hususun dikkate alınarak, mutlak surette  herhangi bir marka veya modelde ısrar edilmemesi,

6) Ofisimize yabancı para üzerinden teklif edilen firma ürünleri ile bilgisayar, bilgisayar yazıcıları, paket programları ve bilgisayar yan  donanımlarının satış fiyatları YTL olarak belirlendiğinden döviz kurlarında meydana gelen aşırı dalgalanmalar neticesinde oluşan satış fiyatları  ve ürünlerde meydana gelen değişikliklerin www.dmo.gov.tr adresindeki elektronik satış sitemizden veya Bölge Müdürlüklerimizden öğrenilmesi, gerekmektedir.

Satınalmalarda aşağıda belirtilen usuller uygulanır ;

a) Kapalı teklif usulü,

b) Açık teklif usulü,

c) Belli istekliler arasında ihale usulü,

ç) Pazarlık usulü,

d) Mutemet eliyle alım usulü,

e) Doğrudan sipariş usulü,

Kapalı Teklif Usulü

1) Kapalı teklif usulü, ilan etmek suretiyle bütün isteklilerin yazılı ve nihai tek teklif verebildiği usuldür.

2) İstekliler ilanda belirtilen ihale saatine kadar ihale komisyonlarına ulaşmış olmak şartıyla, tekliflerini iadeli taahhütlü bir mektupla da gönderebilirler.

3) İlanda belirtilen İhale saatinde, komisyon, isteklilerin belgelerini ve geçici teminat verip vermediklerini inceleyerek kimlerin ihaleye katılabileceğini tespit eder. Katılamayacakların fiyat tekliflerini içeren iç zarfları ve teminatlarının geri verilmesi kararlaştırılır. Bu işlemler, isteklilerin önünde bir tutanakla tespit edilir.

Açık Teklif Usulü

1) Açık teklif usulüne göre ihaleler, ilan etmek suretiyle isteklilerin ilk tekliflerini yazılı olarak bildirmeleri ve devamında sözlü olarak tekliflerini sürdürmeleri şeklinde yapılır.

2) Ayrıca istekliler ilanda belirtilen ihale saatine kadar ihale komisyonlarına ulaşmış olmak şartıyla, tekliflerini iadeli taahhütlü bir mektupla da gönderebilirler. Teklif sahibi komisyonda hazır bulunmadığı takdirde posta ile gönderilen teklifler son ve kesin teklif olarak kabul edilir.

3) İlande belirtilen ihale saatinde, komisyon, isteklilerin belgelerini ve geçici teminat verip vermediklerini inceleyerek kimlerin ihaleye katılabileceğini tespit eder. Katılamayacakların fiyat tekliflerini içeren iç zarfları ve teminatlarının geri verilmesi kararlaştırılır. Bu işlermler, istekliler önünde bir tutanakla tespit edilir.

4) Tutanaktan sonra, ihaleye giremeyecekler ihale yerinden çıkartılır. Diğer istekliler, yazılı teklifleri açılıp okunduktan sonra sıra ile tekliflerini vermeye çağırılır. Komisyon başkanı posta ile yapılmış teklifler varsa okutarak bu tekliflerin de tutanağa yazılmasını sağlar. Yapılacak teklifler bir tutanağa yazılır ve teklif sahipleri tarafından imzalanır.

5) İhaleden çekilen isteklilerin bu durumları tutanağa yazılır. ve imzaları alınır. İlgilinin imzadan çekinmesi halinde durum ayrıca belirtilir. İhaleden çekilnler yeniden teklifte bulunamazlar.

2) İstekliler ilanda belirtilen ihale saatine kadar ihale komisyonlarına ulaşmış olmak şartıyla, tekliflerini iadeli taahhütlü bir mektupla da gönderebilirler.

3) İlanda belirtilen İhale saatinde, komisyon, isteklilerin belgelerini ve geçici teminat verip vermediklerini inceleyerek kimlerin ihaleye katılabileceğini tespit eder. Katılamayacakların fiyat tekliflerini içeren iç zarfları ve teminatlarının geri verilmesi kararlaştırılır. Bu işlemler, isteklilerin önünde bir tutanakla tespit edilir.

Belli İstekliler Arasında İhale Usulü

1) İlan etmeksizin doğrudan doğruya isteklilere mektup göndermek suretiyle kapalı veya açık teklif istenmesi yöntemiyle alım usulüdür.

2) Belli istekliler arasında ihale usulü;

a) Belli nitelikleri taşıdığı varsayılan ve açık satış satışlara ait satınalma sözleşmesi, protokol veya çerçeve anlaşma yapılmış olan ve farklı markayı sunan birden fazla müteşebbis arasından en düşük fiyat esasına göre alımın karşılanmasına yönelik bir talebin bulunması,

b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen olaylar veya gerek Ofis gerekse müşteriler tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine, ihalenin ivedi olarak birden fazla müteşebbis arasında en düşük fiyat esasına göre yapılması yönünde bir talebin olması,

c) Açık satışlara ait satınalma, protokol veya çerçeve anlaşma yapılmış olan ancak mutabık kalınan ürünler dışında ürünleri istenilen müteşebbisler arasından en düşük fiyat esasına göre alımın karşılanmasına yönelik bir talebin bulunması, hallerinde uygulanır.

Pazarlık Usulü

1) İstekli ile satınalmaya yetkili olanlar arasında pazarlık yapılması usulüdür.

2) Bu usul aşağıdaki durumlardan en az birinin meydana gelmesi halinde uygulanır.

a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,

b) Müşteri tercihleri de dikkate alınarak, mal veya hizmetin özelliği, markası, modeli, ivediliği veya önemi itibariyle satınalmanın belli bir müteşebbisten yapılmasının lüzumu,

c) Derhal onarımı gereken teknik arıza veya ani harabiyet sonucu taşıma aracı, makinelerin, onarım zaruret, veya işletme malzemesinin işletmeyi durduracak ve Ofis zararını doğuracak bir seviyeye düşmesi,

ç) Müşterilerce zorunluluk ve ihtiyaçlarına binaen marka, model, tip, özellik ve benzeri hususlar belirtilmek suretiyle belli bir müteşebbisten malzeme talep edilmesi,

d) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen olaylar veya gerek Ofis gerekse müşteriler tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine, yeterli süre bulunmaması gibi nedenlerle alımın ivedi olarak tek bir müteşebbisten yapılması yönünde bir zorunluluğun veya talebin olması,

e) Açık satışlara ait satınalma sözleşmesi, protokol veya çerçeve anlaşma kapsamında yer almakla birlikte, bu ürünlere Ofisçe belirlenen doğrudan siparişe ilişkin parasal limit veya miktarı üzerinde talep olması,

f) Açık teklif usulü veya kapalı teklif usulü ile yapılan ihalelerde, istekli çıkmaması, isteklilerin belgeleri veya teklif ettikleri bedelin komisyonlarca uygun görülmemesi veya ihalenin herhangi bir sebeple iptal edilmesi halinde, Ofis yararının görülmesi nedeniyle alımın pazarlıkla yapılması zaruretinin olması,

g) Acilen karşılanması gereken mal ve hizmet alımları ile ilgili yapılacak ihalenin sonuçlandırılmasına kadar geçecek süre içindeki ihtiyaçların giderilmesine yönelik mal ve hizmet alımları,

3) Bu madde kapsamında yapılacak alımlarla ilgili ikinci fıkrada belirtilen şartların mevcudiyeti konusunda sorumluluk talepte bulunan kamu kurum ve kuruluşlarına veya birimlerine aittir.

4) Pazarlık usulünün tatbikinde satınalmayla ilgili merciler, istekli ile pazarlık yapar. Pazarlık muhabere suretiyle de yapılabilir. İhale, şartname esaslarına uygun mal bulunmaması sebebiyle geri kalmış ise, zaruret nedeniyle şartname düzenlemeyip, ihtiyaç ve istek yazılarında gösterilen özellikler veya numuneler esas tutmakla yetinilebilir.

Mutemet Eliyle Alım Usulü

1) Satınalma ile ilgili personel tarafından, piyasa araştırması yapılmak suretiyle icra edilen, merkezde ilgili birim yetkilisinin, taşra teşkilatında müdürlerin onayı ile kesinleşen satınalma usulüdür.

2) Bu suretle yapılacak satınalma limiti, Genel Müdürlük ve Taşra Teşkilatı için Yönetim Kurulunca tespit edilir.

3) Talep yazısındaki vasıfları gereğince veya numune suretiyle, şartname düzenlenmeksizin alımı yapılabilir.

4) Bu satınalmalar, mutemetlerce alınacak avans yolu ile de yapılabilir.

Doğrudan Sipariş Usulü

1) Genel Müdürlükçe belirlenen parasal tutarı veya miktarı aşmayan ve Yönetim Kurulunca onaylanan açık satışlara ait satınalma sözleşmesi, protokol ve çerçeve anlaşma hükümleri dahilinde, bu kapsamda yer alan mal ve hizmetlerin, doğrudan yüklenici firmaya sipariş verilmek suretiyle temin edilmesi usulüdür.

Ofisimizce satışa sunulan malzemelere www.dmo.gov.tr adresimizdeki, "Elektronik Satış" - "E-Satış Ürünleri veya Ürün Arama" motoru vasıtasıyla ulaşılabilmektedir.

Ofisimizce satışa sunulan malzemelerin, azami teslim süreleri, teknik açıklama, fiyat ve resimlerine www.dmo.gov.tr adresimizdeki, "Elektronik Satış" - "E-Satış Ürünleri veya Ürün Arama" motoru vasıtasıyla ulaşılabilmektedir.

Mal ve hizmet talepleri ile ilgili işlemler www.dmo.gov.tr adresimizdeki, "Kurumsal" - "Mevzuat" - "DMO Mevzuatı" - "DMO Yönetmelikleri" adımları ile ulaşılan "Kamu Kurum ve Kuruluşlarının ,devlet Malzeme Ofisi"nden yapacakları Mal ve Malzeme Taleplerine İlişkin Yönetmelik" de açıklanmaktadır.

Müşteri dairelerin elektronik ortamda alışverişi, Online Müşteri Kayıt Formu doldurup kaydedildikten sonra verilecek müşteri numarası ve şifrenin kayıt sırasında verilen e-posta adreslerine gönderilmesinden sonra mümkün olabilmektedir.
Bu konuda detaylı bilgiye www.dmo.gov.tr adresimizdeki, "Elektronik Satış" - " E-Müşteri Üyelik ve Sipariş İşlemleri" adımlarıyla ulaşılabilmektedir.

www.dmo.gov.tr adresimizden "Kurumsal" - "Mevzuat" -"DMO Mevzuatı" adımları ile ulaşılan DMO Ana Statüsü"nün 6. maddesi 1. fıkrasında da belirtildiği üzere, Ofisimizin mal ve hizmet sağladığı kuruluşlar arasında özel sektör yer almamaktadır.

www.dmo.gov.tr adresimizden "İletişim" - "Satış Birimleri" sayfasından ya da aynı sayfadaki harita vasıtasıyla hangi satış birimimizin sorumluluk alanında olduğunuzu öğrenebilir, ayrıca banka hesap numaralarımıza da ulaşabilirsiniz.